Coronavirus Update and Move to Instructional Continuity Plan Until April 7 (English & Español)

Dear Parents/Guardians and Students,

I’m sure you knew you would hear from me today as soon as Sonoma County announced the order to shelter in place last night. This situation is similar and yet very different from other crises we’ve gone through together and we have yet to see all the ways this will change our school and our world, responding to today’s challenges will call on the enduring character of our school and community: love and kindness, good will and patience, creativity and humor.

The admin team has been meeting daily since last week to work through all of the plans and processes that need to be in place to launch our Instructional Continuity Plan and put plans in place to protect the campus including deep cleaning and security, and maintain staffulty morale and connection.

Instructional Continuity Plan
We will be moving to our Instructional Continuity Plan with the following schedule (see image).

Monday, March 30: Grades & Comments writing day for faculty
Tuesday, March 31 and Wednesday, April 1: Professional development as faculty prepare for resumption of classes on Thursday, April 2.
Thursday, April 2: Beginning of classes following the ICP daily schedule below.
We will operate on a 5-day schedule. All single period classes will start at the hour mark (ex: B starts at 10:00.)
Please know that your teachers are researching the best of online resources, modes to connect, and ways to ensure that the online class experience will be robust, dynamic, interactive, and fun. We will also be setting up a virtual help desk and Sean, Changa, David, and others will be available to support you; they are working out details but it will likely involve a ticketing system and scheduled appointment times. 

Lastly, you’ll notice that we’ve included Community Meeting and Advisory periods throughout the week. Connectedness and a sense of community are key to our learning experiences. From his garage work station (which you’ve already seen), Darren is organizing ways for us to stay connected through advisory,  some kind of Community Meeting, moments of reflection, moments of talent(!), etc. We also intend to continue to support our students with office hours online; more information about setting up those meetings will be forthcoming. 

Please review the Instructional Continuity Plan in its entirety if you have not yet. It contains important information about teacher, parent, and student roles and responsibilities, as well as information about staff hours and availability, etc.

We know that you all probably have many questions about specific events scheduled throughout the spring and remainder of the school year, as well as about spring sports and other extracurriculars. Many of our most important rites of passage and celebrations take place during these last couple months of school. 

We expect that a number of spring events will likely be postponed, reconceptualized, and if all else fails, possibly canceled, but for now, we are not ready to address any specific events beyond the time of the shelter-in-place, except to let you know that the Senior Retreat scheduled for April 13 is canceled (though we really hope to find some other alternative later in the spring if possible). Beyond that, know that we have our full calendar of events, and extracurriculars, on our radar and are looking at all options in order to preserve as much of the spirit of these events as we can. 

To those juniors and sophomores who are wondering about the college process, we are confident that colleges and universities will adjust their admission processes to accommodate applicants who need to take the SAT or ACT exam at a later date. Remember, testing in the fall for seniors has always been an option. We also expect more colleges to move to test-optional admissions depending on how many test dates need to be cancelled. 

For seniors, we know that your college decisions are trickling in. This year is a very different for colleges and want to remind you, as always, that College Counselors Dot Kowal and Nichelle Passanisi remain available via email (and they can schedule calls or video chats) to help you navigate the decisions coming out. We also know that most colleges have canceled all in-person events and tours, but are coming up with virtual methods to do this. 

SAT exam: The College Board announced cancellation of the May 2, 2020 SAT exam, as well as the makeup tests for the March 14 exam (scheduled for March 28). Students are encouraged to register for the June 6, 2020 exam, although this date could also be cancelled in the future. Please see their announcement here. Registration for fall dates usually does not open until May or June.

AP exams: The College Board released a brief statement about developing resources for the possibility of taking AP exams at home. Please note that submitting AP exam scores is not a college admission requirement.

ACT exam: The April 4, 2020 exam is being rescheduled to June 13, 2020. If you are registered to take the ACT exam in April, monitor your email for a message from the ACT in the next few days informing you of the postponement and instructions to reschedule your test to June 13 or a future national test date at no cost. See their FAQs here. Registration for fall dates usually does not open until May or June.

Take Care
As you know, I often sign off these messages during times of crisis with a plea to take care of yourselves and each other. In this extraordinary time, we will need more than ever to connect (online) with our friends, our family, our school. To the extent possible, take time with your family, sleep more, play more, read more books, go outside, and breathe deep. Together we will get through this.



Por favor, perdona cualquier error en Español
Queridos/as padres, madres y personas a cargo de estudiantes,
Estoy seguro de que sabías que hoy tendrías noticias mías tan pronto como el condado de Sonoma anunciara la orden de refugiarse en el lugar anoche. Esta situación es similar y, sin embargo, muy diferente de otras crisis por las que hemos pasado juntos y todavía tenemos que ver todas las formas en que esto cambiará nuestra escuela y nuestro mundo, responder a los desafíos de hoy requerirá el carácter duradero de nuestra escuela y comunidad : amor y amabilidad, buena voluntad y paciencia, creatividad y humor.
El equipo de administración se ha reunido todos los días desde la semana pasada para analizar todos los planes y procesos que deben implementarse para lanzar nuestro Plan de Continuidad de Instrucción y establecer planes para proteger el campus, incluida la limpieza profunda y la seguridad, y mantener la moral del personal. y conexión.
Plan de continuidad instruccional
Nos trasladaremos a nuestro Plan de Continuidad de Instrucción con el siguiente cronograma (ver imagen).
Lunes 30 de marzo: Día de redacción de calificaciones y comentarios para el profesorado
Martes 31 de marzo y miércoles 1 de abril: Desarrollo profesional mientras los docentes se preparan para la reanudación de las clases el jueves 2 de abril.
Jueves 2 de abril: Comienzo de clases siguiendo el horario diario de ICP a continuación.
Vamos a operar en un horario de 5 días. Todas las clases de período único comenzarán en la marca de la hora (por ejemplo: B comienza a las 10:00).
Tenga en cuenta que sus maestros están investigando los mejores recursos en línea, modos para conectarse y formas de garantizar que la experiencia de la clase en línea sea sólida, dinámica, interactiva y divertida. También crearemos un servicio de asistencia virtual y Sean, Changa, David y otros estarán disponibles para ayudarlo; están trabajando en detalles, pero probablemente incluirá un sistema de venta de boletos y horarios de citas programados.
Por último, notará que hemos incluido períodos de reunión comunitaria y de asesoramiento durante toda la semana. La conexión y el sentido de comunidad son clave para nuestras experiencias de aprendizaje. Desde su estación de trabajo en el garaje (que ya ha visto), Darren está organizando formas para que nos mantengamos conectados a través de asesoramiento, algún tipo de reunión comunitaria, momentos de reflexión, momentos de talento (!), Etc. También tenemos la intención de continuar para apoyar a nuestros estudiantes con horas de oficina en línea; Próximamente se proporcionará más información sobre cómo organizar esas reuniones.
Por favor, revise el Plan de Continuidad de Instrucción en su totalidad si aún no lo ha hecho. Contiene información importante sobre los roles y responsabilidades de los maestros, padres y estudiantes, así como información sobre las horas y disponibilidad del personal, etc.
Sabemos que probablemente tengan muchas preguntas sobre eventos específicos programados durante la primavera y el resto del año escolar, así como sobre los deportes de primavera y otros ejercicios extracurriculares. Muchos de nuestros ritos de paso y celebraciones más importantes tienen lugar durante estos últimos dos meses de escuela.
Esperamos que una serie de eventos de primavera probablemente se pospongan, se reconceptualicen y, si todo lo demás falla, posiblemente se cancele, pero por ahora, no estamos listos para abordar eventos específicos más allá del momento del refugio en el lugar, excepto para hacerle saber que el Retiro para personas mayores programado para el 13 de abril está cancelado (aunque realmente esperamos encontrar alguna otra alternativa más adelante en la primavera si es posible). Más allá de eso, sepa que tenemos nuestro calendario completo de eventos y actividades extracurriculares en nuestro radar y estamos buscando todas las opciones para preservar todo el espíritu de estos eventos que podamos.
Colegio / Exámenes / AP
Para aquellos estudiantes de tercer año y segundo año que se preguntan sobre el proceso universitario, estamos seguros de que los colegios y universidades ajustarán sus procesos de admisión para acomodar a los solicitantes que necesitan tomar el examen SAT o ACT en una fecha posterior. Recuerde, las pruebas en el otoño para personas mayores siempre han sido una opción. También esperamos que más universidades pasen a admisiones opcionales de prueba dependiendo de cuántas fechas de prueba deben cancelarse.
Para los adultos mayores, sabemos que sus decisiones universitarias están llegando. Este año es muy diferente para las universidades y queremos recordarles, como siempre, que los Consejeros Universitarios Dot Kowal y Nichelle Passanisi siguen disponibles por correo electrónico (y pueden programar llamadas o videos). chats) para ayudarlo a navegar las decisiones que salen. También sabemos que la mayoría de las universidades han cancelado todos los eventos y giras en persona, pero están ideando métodos virtuales para hacerlo.
Examen SAT: el College Board anunció la cancelación del examen SAT del 2 de mayo de 2020, así como las pruebas de recuperación para el examen del 14 de marzo (programado para el 28 de marzo). Se alienta a los estudiantes a registrarse para el examen del 6 de junio de 2020, aunque esta fecha también podría cancelarse en el futuro. Por favor vea su anuncio aquí. La inscripción para las fechas de otoño generalmente no abre hasta mayo o junio.
Exámenes AP: el College Board emitió una breve declaración sobre el desarrollo de recursos para la posibilidad de tomar los exámenes AP en casa. Tenga en cuenta que enviar los puntajes de los exámenes AP no es un requisito de admisión a la universidad.
Examen ACT: el examen del 4 de abril de 2020 se reprogramará para el 13 de junio de 2020. Si está registrado para tomar el examen ACT en abril, controle su correo electrónico para recibir un mensaje del ACT en los próximos días que le informe de la postergación y instrucciones para reprogramar su examen para el 13 de junio o una futura fecha de examen nacional sin costo. Vea sus preguntas frecuentes aquí. La inscripción para las fechas de otoño generalmente no abre hasta mayo o junio.
Como saben, a menudo cierro estos mensajes en tiempos de crisis con una súplica para cuidar de ustedes mismos y de los demás. En este tiempo extraordinario, necesitaremos más que nunca para conectarnos (en línea) con nuestros amigos, nuestra familia, nuestra escuela. En la medida de lo posible, tómese el tiempo con su familia, duerma más, juegue más, lea más libros, salga y respire profundamente. Juntos lo superaremos.
Con amor,
2500 Farmers Lane 
Santa Rosa, CA 95404 
(707) 545-1770

Sonoma Academy Is... the only private, independent, college preparatory high school in Sonoma County. On our beautiful campus nestled at the base of Taylor Mountain in Southeastern Santa Rosa, our students are able to explore their interests and passions in a rigorous and inspiring environment that develops a lifelong love of learning and prepares them for college and beyond.

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